وثائق سكول أوبس
مرجع استخدام الإضافة داخل مدرستك/شركتك. إذا احتجت مساعدة تواصل معنا: info@somaya.support.
1) نظرة عامة
سكول أوبس نظام تشغيل مؤسسي لإدارة المدارس والفروع والموظفين والمناهج والتقارير والإنجازات ضمن إدارة واحدة تشمل عدة مدارس/فروع، مع مسار اعتماد متعدد المراحل، ونظام موارد بشرية وحضور ورواتب، وتصدير PDF رسمي بهوية المدرسة.
- إدارة فروع متعددة + أقسام (بنين/بنات) + مراحل (ابتدائي/متوسط/ثانوي).
- إنشاء عناصر: مناهج / تقارير / إنجازات.
- قوالب جاهزة لتسريع الإدخال (قوالب نماذج موحّدة).
- مسار اعتماد: مشرف → مدير فرع → إدارة الشركة (اعتماد نهائي).
- موارد بشرية: ملفات موظفين، عقود، إجازات برصيد، تقييمات، ومستندات.
- حضور وشفتات: تسجيل حضور/انصراف مع موقع ورمز الاستجابة السريعة، وشفت صباحي/مسائي.
- رواتب: احتساب ساعات فعلية وإضافي وخصومات التأخير، ومسير رواتب قابل للتصدير.
- PDF احترافي: يدعم العربية واتجاه اليمين لليسار مع شعار العميل وألوانه.
2) البدء السريع
- ثبّت الإضافة وفعّلها من لوحة ووردبريس.
- اذهب إلى إعدادات سكول أوبس وأدخل مفتاح الرخصة ثم فعّل الاشتراك.
- أنشئ الفروع، ثم الأقسام والمراحل والمواد حسب احتياجكم.
- أنشئ القوالب لتوحيد نماذج المناهج والتقارير والإنجازات.
- ابدأ إضافة المناهج/التقارير/الإنجازات من خلال لوحة
- فعّل إعدادات الموارد البشرية والحضور والشفتات حسب سياسة المدرسة.
- اختبر التصدير بصيغة PDF بعد رفع شعار المدرسة وتحديد الألوان من الإعدادات.
نصيحة: ابدأوا بالقوالب أولاً إذا كانت لديكم نماذج موحدة. ثم فعّلوا “هوية PDF” كي تكون كل التقارير الرسمية جاهزة للطباعة والإرسال.
3) الأدوار والصلاحيات
- المعلم/الموظف: إضافة عناصره ومتابعتها، وتسجيل حضوره، ورفع مستنداته المصرح بها.
- المشرف: مراجعة أولية واعتماد/إرجاع، ومتابعة الالتزام العام.
- مدير الفرع: اعتماد مرحلي للفرع، ومراجعة الحضور والرواتب على مستوى الفرع.
- إدارة الشركة: الاعتماد النهائي، والتحكم في السياسات والتصدير الرسمي.
4) الفروع والأقسام
أنشئ الفروع، ثم اربط العناصر بالفرع المناسب، مع إمكانية التمييز بين الأقسام (بنين/بنات) والمراحل الدراسية.
مهم: الاشتراك يشمل 3 فروع مجانًا. أي فرع إضافي يتم احتسابه تلقائيًا بسعر 10 ريال لكل فرع شهريًا، ويظهر تأثيره في التجديد القادم (ويقل السعر تلقائيًا عند حذف فرع).
5) القوالب
القالب يوفر هيكل جاهز: أهداف، مؤشرات أداء، وحدات/خطة، أو بنود ثابتة للتقرير… إلخ.
- يُستخدم القالب اختياريًا عند إنشاء “منهج/تقرير/إنجاز”.
- يساعد في توحيد نموذج المدرسة وتقليل الأخطاء.
- يمكن استيراد قوالب جاهزة (إن كانت مفعّلة لديكم) لتسريع الإطلاق داخل كل فرع.
6) المناهج / التقارير / الإنجازات
كل عنصر يحتوي عادةً على: عنوان + وصف + فرع + تصنيفات (قسم/مرحلة/مادة/صف/فصل) + مرفقات (اختياري).
إرفاق ملفات: يمكنك إرفاق ملفات داعمة حسب سياسة المدرسة (مثل ملفات، صور، مستندات) لربط الأدلة بكل عنصر.
الاعتماد: عند “إرسال للمراجعة” يتم توثيق تاريخ الإرسال، والمراجع، والملاحظات، وسجل التعديلات، حتى الاعتماد النهائي.
7) مسار الاعتماد
- الموظف ينشئ العنصر ويحفظه ثم “إرسال للمراجعة”.
- المشرف يراجع ويعتمد أو يعيد مع ملاحظات.
- مدير الفرع يعتمد كخطوة ثانية.
- إدارة الشركة تعتمد نهائيًا.
ملاحظة: توحيد سياسة الملاحظات يقلل الإرجاعات ويزيد سرعة الاعتماد، خصوصًا عند تعدد الفروع.
8) لوحة الواجهة الأمامية يرجى تسجيل الدخول.
تُستخدم هذه اللوحة للموظفين لتقديم العناصر ومتابعتها دون الحاجة للتعامل مع لوحة ووردبريس مباشرة.
- تبويب “مكتبتي” لمتابعة العناصر.
- تبويب “المراجعة” يظهر للمصرح لهم (مشرف/مدير/إدارة).
- بحث وفلاتر حسب النوع/الفرع/التاريخ/الحالة.
مهم: يمكن تقييد بعض الإجراءات تلقائيًا عند انتهاء الاشتراك (مثل إضافة عناصر جديدة أو التصدير) حتى يتم التجديد.
9) التصدير بصيغة PDF/CSV
يمكن تصدير الجداول وفق نفس الفلاتر إلى ملف CSV أو ملف PDF رسمي. يدعم النظام التصدير من صفحات التقارير والرواتب والعناصر حسب الصلاحيات.
تصدير PDF رسمي: يتم إنشاء ملف PDF بهوية المدرسة (شعار + ألوان + جداول محسّنة + اتجاه اليمين لليسار) عند تفعيل إعدادات الهوية.
10) الموارد البشرية
وحدة الموارد البشرية مخصصة لإدارة ملفات الموظفين وتوثيق بياناتهم بشكل مؤسسي.
- ملف الموظف: بيانات أساسية + مسمى وظيفي + فرع + قسم + حالة التوظيف.
- المستندات: رفع مستندات الموظف حسب صلاحيات الإدارة.
- التقييمات: توثيق تقييمات دورية (إن كانت مفعّلة لديكم).
- الإجازات برصيد: سياسات مرنة للإجازات مع رصيد سنوي/تراكمي وفق سياسة المدرسة.
أفضل ممارسة: ثبّتوا سياسة الإجازات أولًا (الرصيد وقواعد الاستحقاق) ثم ابدأوا بإدخال ملفات الموظفين.
11) الحضور والانصراف والشفتات
وحدة الحضور تتيح تسجيل حضور/انصراف مع سياسات دقيقة لاحتساب التأخير والساعات.
- طرق التسجيل: موقع (ضمن حدود جغرافية إن كانت مفعّلة) أو رمز الاستجابة السريعة داخل الفرع.
- الشفتات: يمكن إنشاء شفتات متعددة (صباحي/مسائي) داخل نفس الفرع.
- احتساب التأخير: خصومات حسب دقائق التأخير (حسب سياسة المدرسة).
- الساعات: ساعات فعلية + ساعات إضافية + خصومات التأخير تُجهّز لمسير الرواتب.
نصيحة: ضعوا “سياسة التأخير” و”سياسة الإضافي” قبل تشغيل الحضور على جميع الموظفين لضمان احتساب الرواتب بدقة.
12) الرواتب ومسير الرواتب
مسير الرواتب يهدف لتوليد تقرير رسمي يعتمد على الحضور والشفتات والسياسات.
- عناصر المسير: ساعات فعلية + إضافي + خصومات التأخير + ملاحظات (إن وجدت).
- مستوى الاعتماد: يمكن ربط المسير بمسار اعتماد (حسب إعداداتكم وصلاحياتكم).
- التصدير: تصدير ملف PDF رسمي بهوية المدرسة.
مهم: عند التصدير يظهر اسم موقع العميل في رأس التقرير وبجواره عبارة: مقدّم من ساما سكول أوبس.
13) محرك PDF الاحترافي وهوية العميل
تم تزويد النظام بمحرك PDF احترافي يدعم العربية بالكامل (ترميز موحّد + اتجاه اليمين لليسار) مع تخصيص الهوية البصرية.
- رفع شعار المدرسة: من إعدادات النظام (حقل رفع شعار).
- الألوان: لون أساسي ولون ثانوي لاستخدامهما في العناوين والجداول.
- الجداول: تنسيق محسّن مناسب للطباعة والمراسلات الرسمية.
- تطبيق تلقائي: عند تفعيل الهوية، يتم تطبيقها على كل تصدير PDF تلقائيًا.
أفضل ممارسة: استخدموا شعارًا بصيغة مناسبة وجودة عالية، وحددوا لونين قريبين من هوية المدرسة لضمان تقارير موحدة.
14) الرخصة والاشتراك
هذه الإضافة تعمل عبر اشتراك يضمن التحديثات والدعم الفني. ستجد زر “تجديد الاشتراك” ضمن الإعدادات (إن كان مفعّلًا لديكم).
- عند انتهاء الاشتراك: قد يتم تقييد بعض الميزات (مثل إضافة عناصر جديدة أو التصدير) حتى يتم التجديد.
- عرض الخطة والانتهاء: تظهر خطة الاشتراك وتاريخ الانتهاء ضمن إعدادات الرخصة.
- الفروع ضمن الخطة: تشمل الخطة 3 فروع مجانًا، وأي فرع إضافي يتم احتسابه تلقائيًا بسعر 10 ريال شهريًا.
- الاحتساب في التجديد: يتم احتساب تكلفة الفروع الإضافية تلقائيًا عند التجديد، ويقل المبلغ تلقائيًا عند حذف فرع (تم اعتماد هذا السلوك).
مثال سريع: إذا كان لديكم 5 فروع → الفروع الإضافية = 2 → التكلفة الإضافية = 20 ريال شهريًا، وتضاف إلى قيمة التجديد تلقائيًا.
15) حل المشاكل
لا تظهر لوحة
تأكد من إضافة الشورت كود داخل الصفحة، وأن المستخدم مسجل دخول.
لا تظهر التحديثات؟
تأكد من تفعيل الرخصة واتصال الموقع بسيرفر التحديثات.
تصدير PDF لا يظهر بالهوية؟
تأكد من رفع شعار المدرسة وتحديد الألوان وتفعيل خيار هوية PDF داخل الإعدادات.
احتساب الفروع لا يبدو صحيحًا؟
تأكد من عدد الفروع المسجل داخل النظام، ثم حدّث صفحة الإعدادات أو أعد التحقق من الرخصة.
16) الدعم والتواصل
للدعم الفني: info@somaya.support